事業実施伺書と事業実施報告書の記入要領が変更になりました。
★プロジェクト事務手続き
◯はじめに
プロジェクトに関わる調査実施にあたってまずは下記のpdfファイルをご一読下さい。
＊事務手続きマニュアル（2010年度版）
◯謝金の取り扱い
事業実施伺書と事業実施報告書の記入要領が変更になりました。
| 関連書類 | 留意事項 | ファイル |
| 謝金の支出について （事業実施伺書の変更） |
☆具体的な予定作業量など |
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| 業務実施報告書 | 「成果内容」を具体的に記載願います。 | ・業務実施報告書記載例 |
◯旅費の取り扱い
旅行伺や旅行報告書などの記載内容に変更があります。
| 関連書類 | 留意事項 | ファイル |
| 旅行伺 |
別紙の用務先や用務内容が著しく研究課題とズレがある場合は理由書が必要になります。 |
・旅費参考資料 |
| 旅行報告書 | 今までは1、2行でも大丈夫でしたが、2011年1月からはどういった成果に結びついたかなど、調査内容とのつながりを意識して書いて下さい。 | ・記載例 |
| 旅費に係る精算書類 | これは新たに作られた書類で、出張して帰国後の書類（押印・旅行報告書・半券・領収書など）や立替金請求書・前途資金精算書類などが14日以内に提出できない場合に必要です。 | ・記載例 |
◯関連書類の提出期限・書類一覧と注意事項
調査参加者に提出していただく書類とその提出期限は以下の通りです。 すべての書類が提出期限までにそろっていないと旅費の前払い（概算払い）が調査に間に合いませんので、必ず提出期限までに事務局へ提出して下さい。
| 内容 | 提出期限 | 提出物 |
| 外国出張 | 概算払い：支払希望日の4週間前 精算払い：出発日の3週間前 | ＊外国出張届別紙 ＊旅行会社の作成したフライトスケジュールと航空運賃見積書 ＊査証申請料の実費分（業者の手数料を除く）見積書（査証申請が必要な場合） ＊野外調査計画書（フィールド調査の場合） ＊研究者カード（年度ごとに更新） ＊銀行振込依頼書（初めての人のみ） |
| 帰国後 | ＊航空券の半券 ＊航空運賃の領収書 ＊旅行報告書 |
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| 立て替え払い | 出発前まで | ＊立て替え払い事前申請書 |
| 帰国後 | ＊出勤簿（謝金支払い、ドライバー雇い入れの場合） ＊領収書 |
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| 資金前途 | 出発日の4週間前 | ＊資金前途交付申請書 |
| 帰国後 | ＊出勤簿（謝金支払い、ドライバー雇い入れの場合） ＊領収書 |
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| 国内出張 | 出発1週間前 | ＊メールで用務内容、用務先、日程を連絡 |
| 帰着後 | ＊旅行報告書 ＊航空券の半券（利用の場合のみ） |
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| 国内謝金 | 開始前月中旬まで | ＊謝金支出依頼書 ＊銀行振込依頼書 ＊承諾書（学部学生と大学院生のみ） ＊履歴書（学部学生と大学院生のみ） ＊扶養控除申告書（該当者のみ） |
| 勤務月の次月10日までの提出で25日支払 | ＊業務実施報告書（すべて直筆） | |
| 物品購入 | 購入前 | ＊見積書の宛先は総合地球環境学研究所（100万円以上は相見積が必要） |
◯支払日
毎月5、17、25日の3回でその日が休・祝日の場合は翌営業日。提出の遅れる方は立替払いでお願いします。後日お金が銀行に振り込まれます。
◯その他注意事項
◆2009年度途中から、出張における立替払金は事前申請が必要になりました。どうしても、現地先払いの（旅費・宿泊費以外の）ものが発生する場合は、事前申請をして下さい。
◆出張の際、利用したすべての航空券の半券を提出していただくようにご協力お願いします。
◆出張依頼書・報告書や、立替払精算書、前途資金精算書、など押印する書類がありますので、頻繁に出張などある先生方については、印鑑をお預かりさせていただければ大変助かります。不都合がなければご協力お願いいたします。（ただいま、10名ほどの印鑑をお預かりしています）
◆年度末の各班予算執行について、できるだけ2月までにすべての予算を使い切りにご協力下さい。3月の出張は2月中に申請をして、仮払い（前払い）で出張に行っていただくよう、ご協力お願いいたします。
◆野外調査活動保険について
| 注意事項 | ファイル |
| ・研究者は、まず自己の責任において研究活動を行うこと。 ・研究者は、家族に対して研究活動計画について十分説明することとし、また、他大学等の研究者は、在籍する大学等の指導教員等にも当該計画を十分説明すること。 ・研究者は、単独行動を控え、調査計画等についてプロジェクトリーダー等と密接な連絡をとること。 ・事故等が生じた場合は、速やかに留守本部に連絡をとること。さらに、海外にあっては、当該国の在外公館等に連絡を取ること。 ・事前に在外交官の連絡先を調べておき、緊急時に迅速な対応が取れるように努めること。 ・大学院生にあっては、「海外渡航届」及び「海外渡航理由書」を所属研究科へ提出すること。 |
・平成22年度野外研究調査活動傷害保険変更点について ・野外研究調査活動傷害保険の事故報告 ・事故報告プロセス ・野外調査マニュアル ・地球研野外研究調査活動傷害保険のご案内 |
◆高所プロのメーリングリストが新しくなりました。
・高所プロメーリングリスト kousho@ml.chikyu.ac.jp
・高所プロホームページ http://www.chikyu.ac.jp/high-altitude/index.html
・メニューにあるメンバー専用サイトではUser IDにkohshopro、Passwordにok38ky110をそれぞれ入力していただくと必要な書類がダウンロードできるサイトを閲覧できます。
◯問い合わせ先
〒603-8047 京都市北区上賀茂本山457-4
総合地球環境学研究所 研究部2
北 由貴子（農業、山岳、チベット仏教） 075-707-2421
坂本 龍太（事務全般） 075-707-2234
佐野 綾子（医学、インタラクション、森林、高所評価、本部） 075-707-2231
ファクシミリ（共通）: 075-707-2506
（2011年4月14日更新）